دکتر

فرهنگ سازی در نگهداری و تعمیرات

هشت گام برای افزایش انگیزه در كاركنان
تحقیقات انجام شده بر روی 2/1 میلیون نفر از كاركنان 52 شركت بزرگ دنیا در سالهای 2001 تا 2004 توسط موسسه تحقیقاتی سیروتا ( نیویورك) نشان داد كه در 85 درصد شرکتها، انگیزه پرسنل در شش ماهه اول شروع كار به سرعت کاهش می یابد و در سالهای بعد نیز روحیه آنها بدتر خواهد شد.
این مشكل هم به سیاستها و رویه هایی که شرکتها در مدیریت کردن نیروهایشان به کار می گیرند و هم به روابطی که مدیران به صورت فردی به وسیله گزارشهای مستقیم خود برقرار می کنند، بستگی دارد.
اجرای صحیح گامهای هشتگانه زیر كمك میكند تا كاركنان شور و شوقی را که در زمان استخدام و شروع به كار داشتند، حفظ نمایند.
1- یک هدف الهام بخش را القا كنید.
یک عامل مهم برای ایجاد اشتیاق (علاقه) در کارمندان، وجود یک هدف سازمانی مشخص، معتبر و الهام بخش است. در واقع برای كارمندان، هدف انجام كار، خیلی اهمیت دارد. آنها باید بدانند كه برای چه در این شغل استخدام شده اند و هدف از انجام این شغل چیست. بنابراین، «دلیلی برای بودن» یا «دلیلی برای این جا بودن» برای پرسنل، فراتر از پول قرار خواهد گرفت. به مثال زیر در مورد هدف یك شركت توجه كنید. در این مثال یک گروه سه نفره که در یک موسسه بیمه کار می کنند، هدف از کار خود را این چنین توضیح می دهند:
«کار بیمه ها در ارتباط با مردم است. کار بیمه این نیست که مثلاً شما فرم های بیمه را چگونه پر کرده اید یا اینکه چک ها را چگونه نوشته اید. بیمه یعنی اینکه وقتی مردم بیمار هستند، چگونه مورد مراقبت قرار می گیرند، یا وقتی مشکلی دارند چگونه به آنها کمک می شود.» كسانی كه این توضیح را ارائه كرده اند واقعاً درك و احساس درستی از كار خود داشته اند، زیرا که تمرکز آنها بر نکته صحیحی است، چون بر نتیجه كار (مردم) تأکید دارند، تا بر وسایل و ابزارهای انجام كار (پر کردن فرم های بیمه).
شرح شغل، ابزار قدرتمندی است. اما به همین اندازه هم مهم است كه مدیر بتواند موضوع را برای زیردستان شرح دهد و قادر باشد تا برای بیان دلیل انجام وظیفه، با آنها ارتباط برقرار کند.
2- كاركنان را درك كنید.
شعار بسیاری از مدیران این است که «چرا باید برای انجام کاری از کسی تشکر کنم که او برای آن کار دستمزد می گیرد؟»
آنچه معمولا از سوی كاركنان ابراز میشود این است كه مدیران وقتی را اختصاص نمی دهند تا به خاطر انجام صحیح یک کار از آنها تشکر کنند، اما خیلی سریع آنها را به خاطر اشتباهات نکوهش می کنند.
دستی بر شانه فرد زدن، گفتن جمله «خوب بود»، غذا خوردن با كارمند، اشاره کردن به کار خوب پرسنل نزد مقامات بالا، مقداری انعطاف پذیری در زمان‌بندی برنامه ها، یک روز مرخصی یا حقوق تشویقی یا حتی یک پیغام تشکر روی میز، اندکی از صدها راهی است که مدیران به وسیله آن میتوانند قدردانی خود را از یک کار خوب نشان دهند. چنین روشهایی بسیار موثر هستند، اگر که بی ریا باشند، با دقت انجام شوند و به وسیله دستمزد منصفانه و قابل رقابت تقویت شوند و همچنین جایگزینی برای آنها مطرح نشود.
3- برای کارکنان خود یک تسریع کننده باشید.
نقش مدیر ( بطور عام مسئول ) بعنوان یک تسریع کننده شامل یک سری فعالیت هاست: برای آنکه علایقشان را بیان کنند، افراد را متقاعد کنید که شما آنچه که آنها برای موفق شدن نیاز دارند را در اختیارشان می گذارید.
آیا شما می دانید که چه چیزی برای کارکنان شما در انجام کارهایشان بیشترین اهمیت را دارد؟ از آنها سوال کنید_ نشستهای ناهار و گفتگوهای دوستانه با کارکنان برای این کار خیلی موثر است. اگر به هر دلیلی نمی توانید خیلی سریع به یک نیاز یا درخواست بخصوص رسیدگی کنید، خیلی صریح باشید و اجازه دهید تا کارکنان شما بدانند که شما چگونه برای حل مسائل آنها عمل می کنید.
4- کارکنان خود را برای بهسازی هدایت کنید.
یک دلیل عمده که بسیاری از مدیران به زیردستان در بهبود عملكرد آنها کمک نمی کنند، این است که آنها نمی دانند چگونه بدون رنجاندن یا دلسرد کردن پرسنل این کار را انجام دهند. برخی از پیشنهادات زیر این مشکل را برطرف می کند.
- کارکنانی که عملكرد کلی آنها رضایت بخش است، باید از این موضوع با خبر بشوند. اگر كاركنان بدانند که مدیریت به طور کلی از کار آنها خشنود است برای بهتر انجام دادن کار، پذیرفتن بازخورد در جهت بهبود و ارتقای آن عمل خواهندكرد.
- کارکنان شما نیاز دارند بدانند که چه موقع خوب عمل نکرده اند. در همان زمان، بازخورد مثبت دادن را هم فراموش نکنید. بجای تاثیر در مزایا موارد را به آنان یادآور شوید.
- توضیحاتی که در مورد بهبودهای صورت گرفته ارائه می شود، باید مشخص، واقعی و غیر احساسی و مستقیماً معطوف به عملكرد کارکنان باشند تا اینکه معطوف به خصوصیات شخصی آنها. از تذکرات ارزیابی کننده کلی ( مثل: آن کار بی ارزش است) یا توضیحاتی در مورد انگیزه ها یا خصوصیات شخصی کارکنان ( مثل: شما بی دقت بوده‌اید) خودداری کنید.
- به عقاید و نظرات کارکنان در مورد مشکلات انجام كار، گوش کنید. تجربیات و مشاهدات کارکنان برای مشخص كردن اینکه چگونه مسائل مربوط به عملكرد می تواند بهتر مورد توجه قرار گیرد، مفید هستند؛ از جمله اینکه چگونه شما[مدیر] می توانید بیشتر مفید باشید.
- همواره به یاد داشته باشید که شما به چه دلیل بازخورد می دهید. شما می خواهید عملكرد را بهبود ببخشید نه اینکه برتری خود را بر کارمندان ثابت کنید. بنابراین واقعگرا باشید و بدون اینكه کار غیرممکنی را بخواهید، بر آنچه واقعاً شدنی است، متمرکز شوید.
5- رابطه خوبی با كاركنان داشته باشید.
یکی از بی حاصلترین قواعد در سازمانها، توزیع اطلاعات بر مبنای اصل «لزوم دانستن» است. [پرسنل فقط آنچه را لازم است، باید بدانند] این قاعده معمولاً روشی غیر ضروری و مخرب در جهت محدود کردن جریان اطلاعات در یک سازمان است.
آنچه کارکنان نیاز دارند تا کارشان را انجام دهند و آنچه به آنها احساس احترام و حس مشارکت میدهد، امر می کند تا مدیران محدودیتهای خیلی کمی در جریان اطلاعات قرار دهند. چیزی را از کارکنان مخفی نگه ندارید، مگر آن موارد ناچیزی را که واقعا ًمحرمانه هستند.
بسیاری از کارکنان درمورد انگیزه های مدیریت خیلی مشکوک هستند. روابط باز و کامل[با كاركنان] نه تنها آنها را در انجام کارهایشان کمک می کند، بلکه نشان از احترام گذاردن به آنهاست.
6- عملكرد ضعیف را تشخیص بدهید.
حتماً به 5 درصد از کارکنان خود که نمی خواهند کار کنند، توجه و آنها را شناسایی کنید. بیشتر افراد می خواهند کار کنند و از کار کردن افتخار می کنند. اما کارکنانی وجود دارند که به کارکردن حساسیت دارند .آنها هر کاری می کنند تا از زیر کارکردن فرار کنند. آنها بی انگیزه هستند و یک روش انضباطی – مثل انفصال از کار – تنها راهی است که می توان آنها را از طریق آن اداره کرد. این کار روحیه و کارایی بقیه اعضای تیم را افزایش می دهد، زیرا آنها می بینند که یکی از موانع کارایی آنها برداشته شده است.
7- کار جمعی(تیمی) را رواج دهید.
اغلب فعالیتها برای آنکه به طور موثر انجام گیرند، به یک كار گروهی نیاز دارند. تحقیق نشان می دهد که کیفیت یک كار گروهی در زمینه هایی مثل حل مسئله معمولاً بیشتر از کار فردی است.به علاوه بیشتر کارکنان وقتی به صورت جمعی كار كنند، انگیزه بیشتری پیدا می کنند.
هر زمان که امکان دارد مدیران باید کارکنان را به تیم های خود مختار تقسیم کنند، تیم هایی که بر مسائلی مثل کنترل کیفیت، زمان‌بندی و بسیاری از روشهای انجام کار کنترل دارند. چنین تیم هایی به مدیریت کمتری نیازمند هستند و طبیعتاً به کم شدن صحیح سطوح مدیریتی و كاهش هزینه ها منجر می شوند.
8- گوش كنید و درگیر شوید.
کارکنان یک منبع غنی اطلاعات در زمینه نحوه بهبود در انجام كارها هستند. این اصل درمورد همه انواع كاركنان از ساعتی تا رسمی كاربرد دارد. مدیرانی که با یک روش و شیوه مشارکتی کار می کنند، نتایج بزرگی را در ارتباط با کیفیت و بهره وری به دست می آورند. مدیران مشارکتی به طور مداوم علاقه‌مندی خود را به عقاید و تصورات کارکنان آشکار می کنند. آنها صبر نمی کنند تا اینکه پیشنهادها به وسیله روابط رسمی یا نظام پیشنهادها جامه عمل به خود بگیرد.
مدیران مشارکتی فقط یک بار حدود وظایف را تعریف می کنند و بعد به کارکنان آزادی عمل می دهند برای آنکه با توجه به دانش و تجربه شان و متناسب با خودشان عمل کنند. در واقع ممکن است روش ایجاد انگیزه قدرتمندتری از آزاد گذاشتن افراد شایسته برای انجام مشاغلشان آن گونه که آنها مناسب می دانند، وجود نداشته باشد.
چگونه مدیریت كاركنان را بی انگیزه می کند
راههای مختلفی وجود دارد که مدیریت ندانسته کارکنان را بی انگیزه نموده و علاقه و شیفتگی آنها را کم می‌کند.
بسیاری از شرکتها با پرسنل همانند یک وسیله قابل خرید و فروش رفتار می کنند. در اولین مشكلی كه در تجارت ظهور می كند، کارکنان و پرسنل که معمولاً به عنوان بزرگترین دارایی سازمان از آنها یاد می شود، قابل خرج کردن می شوند. [سازمانها با مدیریت غلط خود، به انگیزه كاركنان آسیب می زنند و نیروهای انسانی را از دست می‌دهند]
نیمی از پرسنل شركتهای مورد بررسی عنوان نمودند كه مزایای کمی دریافت می کنند و تقریبا دو سوم می‌گویند که مدیریت بیشتر مایل است كه به خاطر عملكرد ضعیف از آنها انتقاد کند، تا اینکه به خاطر کار خوبشان از آنها تعریف کند.
مدیریت به طور غیر عمدی کارکردن را برای پرسنل دشوار می کند. سطوح بیش از حد برای تایید یك موضوع، کاغذ بازی بی پایان، آموزش ناکافی، کوتاهی در ارتباط برقرار کردن، اقتدار کم و کمبود یک دید یا تصور معتبر و قابل قبول، همه و همه به عاجز کردن پرسنل دامن می زند.